Warum fällt es US-Firmen schwer, Personal im Ausland einzustellen und zu bezahlen?

Viele US-Firmen können Stellen im eigenen Land nur schwer zu tragbaren Kosten besetzen. Deshalb suchen sie im Ausland, oft in Asien oder Osteuropa. Zehn Stunden Zeitunterschied machen die tägliche Zusammenarbeit mit Remote-Personal jedoch langsam.

Nearshore-Recruiting in Lateinamerika löst das Zeitzonenproblem, bringt aber ein neues mit sich. Die Bezahlung der Menschen dort kann komplex sein. Manche Länder beschränken zum Beispiel den Geldverkehr ins und aus dem Land, und manche Banken halten Überweisungen tagelang zurück.

Anderswo müssen Nearshore-Mitarbeitende für jede Zahlung eine lokale Rechnung ausstellen. Zugleich können Wechselkursschwankungen den Wert eines Gehalts von Monat zu Monat verändern. Deshalb geben viele Firmen das Nearshore-Recruiting auf, nachdem die erste Gehaltsabrechnung schiefgegangen ist.

Wir haben diese Leistung geschaffen, um diese Reibung zu beseitigen. So behalten Sie den Zeitzonenvorteil, und wir koordinieren die Bezahlung. Vor allem wird jeder Schritt nach dem Recht des Landes geplant, in dem Ihre Mitarbeitenden leben.

Was bedeutet Nearshore für ein Team mit Sitz in den USA?

Beim Nearshore-Recruiting lebt Ihr Personal in einer nahen Zeitzone, nicht nur in einem nahen Land. Der größte Teil Lateinamerikas liegt eine bis drei Stunden von der US-Ostküstenzeit (Eastern Time) entfernt. So kann Ihr Nearshore-Team an einer Morgenbesprechung in New York oder Chicago teilnehmen.

Diese Überschneidung verändert die Arbeit von Nearshore-Teams. Fragen werden zum Beispiel am selben Tag beantwortet, und Reviews finden in Echtzeit statt. Außerdem können die Mitarbeitenden an denselben Planungsbesprechungen und Chat-Verläufen teilnehmen wie Ihr US-Personal.

Sprache zählt ebenso viel wie Zeit. Deshalb hat jeder Kandidat, den wir vorschlagen, einen Englischtest bestanden, der zur Stelle passt. Eine Vertriebsstelle braucht zum Beispiel fließendes Sprechen, während eine Backoffice-Stelle eher gutes schriftliches Englisch erfordert.

Wie finden und prüfen wir die richtigen Menschen für Sie?

Unser Nearshore-Recruiting hat fünf Schritte. Jeder Schritt endet mit einer kurzen Nachricht an Sie, damit Sie immer den Stand kennen.

1. Stellenprofil: Wir vereinbaren mit Ihrer Einstellungsverantwortlichen Aufgaben, Fähigkeiten, Arbeitszeiten und Budget.

2. Sourcing: Wir suchen in unseren Netzwerken und auf Jobbörsen in den Ländern, die zur Stelle passen.

3. Englischtest: Jeder Kandidat wird in einem kurzen Gespräch auf dem Niveau getestet, das die Stelle verlangt.

4. Fachgespräch: Ein technisches oder stellenbezogenes Gespräch wird geführt, mit einer bewerteten Zusammenfassung für Sie.

5. Shortlist: Sie lernen drei bis fünf Personen kennen und treffen die endgültige Wahl selbst.

Sie behalten bei jeder Nearshore-Einstellung die Kontrolle. Konkret wird niemand ohne Ihre Zustimmung eingestellt, und keine Gebühr wird fällig, bevor Sie eine Shortlist sehen. Außerdem sprechen unsere Recruiter Spanisch, sodass Kandidaten die Stelle zuerst in ihrer eigenen Sprache hören.

Wie wird Ihr Team in Lateinamerika jeden Monat bezahlt?

Bei der Bezahlung bleiben die meisten Nearshore-Projekte stecken. Deshalb legen wir vor dem ersten Arbeitstag einen klaren Ablauf fest.

• Sie erhalten jeden Monat eine US-Rechnung in USD für das ganze Team.
• Ihre Mitarbeitenden werden in USD oder in Landeswährung bezahlt, soweit das lokale Recht es erlaubt.
• Ein Zahlungskalender legt den Zahltag, das Rechnungsdatum und den Stichtag für Änderungen fest.
• Jede Zahlung wird erfasst, und lokale Lohnberichte werden jeden Monat mit Ihnen geteilt.

In manchen Ländern leistet ein zugelassener lokaler Partner die Zahlung, in anderen genügt eine Banküberweisung. In jedem Fall erscheinen die Kosten auf Ihrer US-Rechnung. Die lokale Gehaltsabrechnung ist stets darauf ausgelegt, dem Recht des jeweiligen Landes zu folgen. Jede Überweisung beachtet Devisen- und Steuerregeln und wird für Sie dokumentiert.

Sollte Ihre neue Fachkraft Freelancer oder Angestellter sein?

Dies ist die wichtigste Rechtsfrage beim Nearshore-Recruiting. Viele Firmen beginnen beim Nearshore-Recruiting mit Freelancern, weil das einfach wirkt. Arbeitet ein Freelancer jedoch wie ein Angestellter, können lokale Gerichte die Tätigkeit als Arbeitsverhältnis einstufen.

Dieses Risiko heißt Scheinselbstständigkeit (Misclassification) und kann zu Nachzahlungen, gesetzlichen Leistungen und Bußgeldern führen. Mehrere Länder schreiben für Angestellte zum Beispiel ein 13. Monatsgehalt vor. Welches Modell passt, hängt von der Stelle, dem Land und der Arbeitsweise der Person ab.

Wann passt ein Freelancer-Modell gut zu einer Firma?

Ein Freelancer-Modell kann passen, wenn die Person ein echtes eigenes Unternehmen führt. Eine freiberufliche Designerin mit mehreren Kunden, selbst bestimmten Arbeitszeiten und eigenen Werkzeugen kann zum Beispiel infrage kommen. Auch dann prüft ein örtlicher Anwalt oder Berater den Vertrag, bevor jemand unterschreibt.

Wann ist ein lokaler Employer of Record der sicherere Weg?

Wo ein Arbeitsverhältnis vorgeschrieben ist, kann ein Employer of Record den lokalen Vertrag halten. Ein Employer of Record ist eine zugelassene lokale Firma, die die Person in Ihrem Auftrag anstellt. Sie übernimmt gesetzliche Leistungen, lokale Steuererklärungen und den Arbeitsvertrag.

Die lokale Gehaltsabrechnung läuft über unsere zugelassenen Partner, etwa einen Employer of Record, nach lokalem Recht. Unser Team übernimmt mit dem Partner die Einstellung, den Kalender und die Unterlagen. So erhalten Sie eine klare Zusammenfassung jedes Modells, bevor jemand unterschreibt.

Was geschieht in den ersten Monaten nach der Einstellung?

Die ersten Wochen des Nearshore-Recruitings prägen die gesamte Zusammenarbeit. Zuerst vereinbaren wir einen Starttermin, der Zeit für den Vertrag und die erste Gehaltszahlung lässt. Danach erhalten Ihre neuen Nearshore-Mitarbeitenden eine Begrüßungsnachricht mit dem Zahlungsplan und ihrer Kontaktperson.

Im ersten Monat melden wir uns außerdem bei beiden Seiten. Ihre Einstellungsverantwortliche sagt uns, wie sich das Nearshore-Team macht, und die neue Fachkraft berichtet, wie sich die Arbeitsumgebung anfühlt. Lücken bei Werkzeugen, Zugängen oder Arbeitszeiten werden dann für das Nearshore-Team früh behoben.

Nach dem ersten Nearshore-Zyklus erhalten Sie die Lohnberichte und eine kurze Zusammenfassung. Ist etwas schiefgegangen, etwa eine verspätete Banküberweisung, erklären wir die Ursache und was sich ändert. Mit der Zeit werden diese Prüfungen leichter, wenn sich die Nearshore-Teams eingelebt haben.

Welche Stellen besetzen US-Firmen oft mit Nearshore-Personal?

Die meisten Nearshore-Einstellungen fallen in fünf Gruppen. Softwarearbeit ist der größte Bereich des Nearshore-Recruitings, von Web-Apps bis zu Qualitätstests. Danach folgt für Nearshore-Teams der Kundensupport, oft auf Englisch und Spanisch.

Außerdem eignen sich Stellen in der Buchhaltung, sofern die Person die US-Praxis kennt. Ebenso passen Designstellen zu einem Nearshore-Team, weil Reviews Live-Feedback brauchen. Schließlich kontaktiert Nearshore-Personal in der Vertriebsentwicklung Leads per Telefon und E-Mail für Ihr US-Vertriebsteam.

Jede Gruppe von Nearshore-Personal hat in unserem Nearshore-Recruiting einen eigenen Test. Ein Entwickler löst zum Beispiel eine Programmieraufgabe, während eine Support-Fachkraft ein Probegespräch führt. Insgesamt beginnt Nearshore-Recruiting immer mit einem schriftlichen Stellenprofil.

Wie könnte Ihre erste Nearshore-Einstellung aussehen?

Beispielszenario: Eine Softwarefirma in Denver sucht zwei Remote-Mitarbeitende, die nach Mountain Time arbeiten. Zuerst vereinbaren wir Stellenprofil und Budget in einem Gespräch. Danach sucht unser Nearshore-Recruiting-Team Kandidaten in Kolumbien und Mexiko.

Die Firma lernt vier Nearshore-Kandidaten per Video kennen und wählt zwei aus. In Kolumbien wird die Stelle als Arbeitsverhältnis über einen Employer-of-Record-Partner eingerichtet. In Mexiko bestätigt ein örtlicher Anwalt oder Berater den richtigen Vertrag für die zweite Fachkraft.

Von da an erhält die Firma jeden Monat eine US-Rechnung für das Nearshore-Team. Zugleich erreicht die lokale Gehaltszahlung beide Entwickler am selben Tag. Dieses Beispiel ist keine Kundengeschichte, zeigt aber, wie die Teile zusammenpassen.

Warum mit einem US-Partner für Ihr Team in Lateinamerika arbeiten?

NCNY Enterprises ist ein US-Unternehmen, daher bleiben Ihr Vertrag und Ihre Betreuung für das Nearshore-Recruiting in den USA. So können Finanz- und Rechtsabteilungen das Projekt leichter genehmigen. Außerdem haben Sie einen Ansprechpartner für Recruiting und Bezahlung.

Zudem sprechen unsere Recruiter und unser Payroll-Personal Englisch und Spanisch. So können sie mit Ihrer Einstellungsverantwortlichen und mit Ihrer neuen Fachkraft gleich gut sprechen. Außerdem wissen sie, welche Fragen sie einem örtlichen Anwalt oder Berater stellen müssen. Die Startseite von NCNY Enterprises zeigt, wie alle drei Leistungen zusammenhängen.

Manche Kunden brauchen später Visa für Personal, das in die USA oder nach Kanada wechselt. In diesem Fall kann unser Visateam für Arbeitgeber helfen. Sie können auch erfahren, wie unsere vier Rollen eine Akte teilen.

Was ist enthalten, wenn Sie Ihr Team mit uns aufbauen?

• Ein Stellenprofil, das mit Ihrer Einstellungsverantwortlichen geschrieben wird.
• Sourcing in den Ländern, die zur Stelle und zu den Arbeitszeiten passen.
• Ein Englischtest und ein Fachgespräch für jeden Kandidaten.
• Eine Shortlist mit drei bis fünf geprüften Personen.
• Eine klare Zusammenfassung zur Wahl zwischen Freelancer und Angestelltem.
• Einrichtung mit einem Employer-of-Record-Partner, wo das Gesetz dies verlangt.
• Eine US-Rechnung und ein fester Zahlungsplan für das ganze Team.
• Monatliche lokale Lohnunterlagen und eine namentlich benannte Ansprechperson für die Gehaltsabrechnung.