Política de privacidad de NCNY Enterprises para clientes

¿Qué datos recogemos y de dónde proceden?

Solo recogemos los datos personales que necesitamos para prestar el servicio que usted solicita. El tipo de datos depende de quién es usted y de qué servicio utiliza. Por eso, esta política de privacidad agrupa los datos según las personas con las que trabajamos. Por ejemplo, los datos de un estudiante difieren de los de un cliente de nómina.

¿Qué nos facilita cuando nos pide ayuda?

La mayoría de los datos personales proceden directamente de usted, a través de nuestro formulario de contacto o durante nuestras llamadas. A continuación, esta política clasifica esos datos según su función.

• Candidatos a prácticas: su nombre, datos de contacto, CV, expedientes académicos o trayectoria laboral, campo de estudio y fechas previstas.
• Personas en prácticas que viajan: datos del pasaporte, situación de visa, un contacto de emergencia y justificante de seguro.
• Personal universitario: su nombre, cargo, correo profesional, teléfono y los términos de nuestro convenio.
• Candidatos nearshore: su CV, trayectoria laboral, competencias, referencias y rango salarial.
• Personal nearshore al que pagamos: números de cuenta bancaria, identificadores fiscales, registros de pago y condiciones del contrato.
• Empleadores: nombres de contactos de RR. HH., cargos, datos de la empresa y planes de contratación.
• Clientes de visas: copias de pasaportes, títulos, ofertas de empleo y cartas para el expediente.

Envíenos solo lo que pide un formulario o una lista de comprobación. Además, si comparte datos de otra persona, asegúrese de que esa persona lo sabe y está de acuerdo.

¿Qué datos recibimos de las personas con las que usted trabaja?

Además, algunos datos nos llegan de terceros. Por ejemplo, una universidad puede enviarnos una lista de estudiantes que desean unas prácticas. Los datos de estudiantes de este tipo solo se usan para planificar esas prácticas. Del mismo modo, una empresa de acogida puede enviarnos comentarios sobre un estudiante en prácticas.

Además, un patrocinador J-1 puede indicarnos si un solicitante cumple sus requisitos. Los abogados o consultores de inmigración pueden indicarnos lo que todavía necesita un expediente de visa. Del mismo modo, los socios de nómina pueden confirmar que se ha realizado un pago. Esta política de privacidad trata esos datos del mismo modo que los datos que usted nos facilita.

¿Qué registra nuestro sitio web cada vez que lo visita?

Nuestro proveedor de alojamiento web conserva registros breves del servidor, como la dirección IP, el tipo de navegador y la hora de cada visita. Esta política de privacidad abarca estos registros, que nos ayudan a mantener el sitio seguro. Sin embargo, los registros no se usan para elaborar un perfil sobre usted.

Cloudflare aloja este sitio y entrega cada formulario a nuestro equipo por correo electrónico. Además, Cloudflare nos ayuda a bloquear el spam y el abuso del formulario. Además, los documentos de una solicitud permanecen 30 días en un almacenamiento privado y después se eliminan.

¿Cómo utilizamos los datos que usted nos facilita?

Solo utilizamos los datos personales para fines claros y declarados. Conforme a esta política de privacidad, cada fin figura en la lista siguiente. Aparte de estos fines, no se añade ningún uso oculto.

• Para poner en contacto a los candidatos con empresas de acogida y acompañar cada práctica de principio a fin.
• Para trabajar con patrocinadores J-1, que deciden sobre cada práctica en EE. UU. y emiten sus documentos.
• Para buscar, evaluar y presentar candidatos nearshore a empleadores estadounidenses.
• Para pagar al personal nearshore a través de socios de nómina o empleadores de registro habilitados cuando la ley local lo exige.
• Para preparar expedientes de visa y transmitirlos al abogado o consultor que asesora y presenta el caso.
• Para responder a sus preguntas, enviarle novedades y llevar registros de nuestro trabajo.
• Para cumplir nuestras propias obligaciones legales, fiscales y contables.
• Para proteger nuestros sistemas, impedir el fraude y defendernos frente a reclamaciones.

No vendemos sus datos ni los usamos para publicidad. Además, no tomamos decisiones sobre usted basadas únicamente en medios automatizados. En su lugar, una persona de nuestro equipo revisa cada selección, cada pago y cada expediente.

Además, cada página de servicio expone sus pasos con palabras sencillas. Por ejemplo, nuestro servicio de prácticas en el continente americano muestra cuándo se incorpora un patrocinador al proceso. Los datos de estudiantes nunca se usan para ningún fin ajeno a ese proceso.

Si queremos usar datos de estudiantes o cualquier otro dato para un fin nuevo, se lo diremos primero. Cuando la ley lo exija, también le pediremos su consentimiento. Así, esta política de privacidad siempre reflejará lo que realmente hacemos.

¿Qué base jurídica nos permite usar sus datos conforme al RGPD?

El Reglamento General de Protección de Datos de la UE, o RGPD, se aplica cuando tratamos datos de personas en la UE. Conforme a su artículo 6, necesitamos una base jurídica para cada uso. Por eso, esta política de privacidad nombra con palabras sencillas las bases en las que nos apoyamos.

• Ejecución de un contrato: necesitamos los datos para prestar un servicio que usted solicitó o para aplicar medidas precontractuales.
• Obligación legal: la ley nos exige conservar o comunicar determinados registros, como los registros fiscales.
• Intereses legítimos: tenemos un motivo empresarial justo, como la seguridad del sitio, que no prevalece sobre sus derechos.
• Consentimiento: usted aceptó un uso concreto y puede retirar ese consentimiento en cualquier momento.

Cabe destacar que los datos del pasaporte y de la visa requieren un cuidado especial. Primero, le pedimos su consentimiento explícito antes de recoger una copia de su pasaporte. Después, se le indica quién verá la copia y por qué. Si retira el consentimiento, es posible que ya no podamos avanzar con su expediente.

Los datos de salud son una categoría especial conforme al RGPD, y los antecedentes penales tienen sus propias normas. De hecho, no los solicitamos salvo que una vía de visa o un país de acogida los exijan por ley. Incluso entonces, se le pide primero su consentimiento explícito.

El texto completo de la norma se publica en EUR-Lex, el sitio oficial del Derecho de la UE. Puede leer el texto del Reglamento General de Protección de Datos (se abre en una pestaña nueva).

¿Con quién compartimos sus datos y por qué?

Solo compartimos datos personales con quienes los necesitan para el servicio que usted eligió. Cabe señalar que esta política de privacidad no nombra a ningún socio, porque cambian de un caso a otro. En su lugar, se le informa de quién recibe su expediente antes de enviarlo.

• Patrocinadores designados J-1, que revisan a los candidatos y deciden si patrocinan unas prácticas en EE. UU.
• Empresas de acogida que valoran a una persona en prácticas o a un candidato nearshore para un puesto.
• Empleadores que contratan personal nearshore o que nos piden preparar un expediente de visa.
• Abogados o consultores de inmigración, que prestan asesoramiento jurídico y presentan formularios.
• Socios de nómina o empleadores de registro habilitados, que pagan al personal conforme a la ley local.
• Proveedores de servicios que alojan nuestro correo, archivos y sitio web en virtud de un contrato escrito.
• Organismos públicos, tribunales o policía, pero solo cuando la ley nos obliga a compartirlos.

Conforme a esta política de privacidad, cada socio recibe solo la parte del expediente que necesita. Por ejemplo, los datos de un estudiante se envían a una empresa de acogida solo después de que la persona en prácticas lo acepte. Del mismo modo, los datos de nómina se comparten solo con el socio que paga a esa persona.

Además, nuestros proveedores de servicios solo pueden usar sus datos para prestarnos servicio. Asimismo, si vendemos o fusionamos nuestra empresa, el comprador deberá respetar esta política de privacidad. De lo contrario, sus datos personales permanecen con nosotros y con los socios que usted eligió.

Nuestro apoyo con visas de trabajo para empleadores explica quién asesora en un caso y quién presenta la solicitud.

¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos y cuándo los eliminamos?

Solo conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para el fin con el que se recogieron. Después, los datos se eliminan o se anonimizan. No obstante, los plazos siguientes son un plan, y un abogado o consultor los confirmará antes de la publicación.

• Expedientes de personas en prácticas: hasta dos años después del fin de las prácticas, salvo que nos pida eliminarlos antes.
• Candidatos no colocados: hasta doce meses, para poder ofrecerle otros puestos con su consentimiento.
• Registros de nómina y fiscales: durante el tiempo que exija la legislación fiscal y laboral de cada país.
• Copias del expediente de visa: hasta el cierre del caso, más el tiempo adicional que exija la ley o el abogado o consultor.
• Copias de pasaporte: las eliminamos cuando el patrocinador, el empleador, el abogado o el consultor ya no las necesita.
• Registros del servidor: se conservan hasta noventa días.

No obstante, las copias de seguridad pueden conservar datos durante un breve periodo después de su eliminación. Las copias antiguas se sobrescriben en un ciclo fijo. En resumen, esta política de privacidad fija el límite máximo de conservación de cualquier dato.

Los datos de estudiantes de unas prácticas pasadas se conservan solo durante el plazo de la lista. Así, una persona en prácticas que quiera una eliminación anticipada puede pedirla en cualquier momento.

¿Qué derechos tiene sobre los datos que conservamos sobre usted?

Sus derechos dependen de la ley de privacidad aplicable, sobre todo según dónde viva. En la mayoría de los casos, cada solicitud válida se tramita sin coste. Primero, podemos pedirle que acredite su identidad.

¿Qué derechos tiene si vive en la UE?

• Derecho de acceso: obtener una copia de sus datos y saber cómo los usamos.
• Derecho de rectificación: corregir datos incorrectos o desactualizados.
• Derecho de supresión: pedirnos que eliminemos sus datos en determinados casos.
• Derecho a la limitación del tratamiento: pedirnos que suspendamos el uso de sus datos.
• Derecho de oposición: oponerse a usos basados en nuestros intereses legítimos.
• Portabilidad de los datos: recibir sus datos en un formato común para llevarlos a otro lugar.

Además, puede presentar una reclamación sobre sus derechos ante la autoridad de protección de datos de su país de la UE. Aun así, nos gustaría resolver primero el problema, así que escríbanos a través de nuestro formulario de contacto.

Conforme a esta política de privacidad, respondemos en el plazo de un mes, como exige el RGPD. No obstante, podemos prorrogar ese plazo dos meses en el caso de solicitudes complejas. En ese caso, se le explicará el motivo.

¿Qué derechos tiene si vive en California?

La California Consumer Privacy Act (CCPA), modificada por la CPRA, otorga determinados derechos a los residentes de California. Sus derechos conforme a esa ley se aplican cuando la ley abarca nuestra empresa. En ese caso, puede ejercer los derechos que se indican a continuación.

• Derecho a saber qué datos recogemos, usamos y divulgamos sobre usted.
• Derecho a eliminar información personal, con algunas excepciones legales.
• Derecho a corregir datos inexactos sobre usted.
• Derecho a limitar el uso de datos sensibles, como los números de pasaporte.
• Derecho a rechazar la venta o el intercambio de datos, aunque no hacemos ninguna de las dos cosas.
• Derecho a un servicio igual, sin penalización por ejercer sus derechos.

De hecho, no vendemos información personal. Tampoco la compartimos para publicidad conductual entre contextos, tal como define ese término la CPRA. El Fiscal General de California explica estos derechos en su guía de la CCPA para consumidores (se abre en una pestaña nueva).

Para ejercer cualquiera de sus derechos, envíe su solicitud mediante el formulario de solicitud de derechos de nuestra página de contacto. Además, puede recurrir a un agente autorizado, que deberá acreditar un permiso por escrito. Cada solicitud de privacidad recibe una respuesta por escrito. En conjunto, esta política de privacidad ofrece a todos los clientes la misma forma de presentar una solicitud.

¿Qué cookies instala este sitio cuando lo visita?

Como indica esta política de privacidad, nuestro sitio no instala cookies de seguimiento ni carga scripts de terceros. No usamos redes publicitarias, herramientas de analítica ni píxeles de redes sociales. Por eso, no verá ningún banner de cookies en este sitio.

Una cookie es un pequeño archivo de texto que un sitio web guarda en su navegador. Si alguna vez añadimos una cookie esencial, solo servirá para que el sitio funcione. Por ejemplo, una cookie así podría recordar un paso de un formulario.

Antes de que eso ocurra, cada cookie figurará en esta política de privacidad. Además, su navegador le permite bloquear o eliminar cookies en cualquier momento. Bloquear las cookies, sin embargo, no le impedirá leer este sitio.

¿Cómo protegemos sus datos cuando cruzan fronteras?

Tenemos nuestra sede en EE. UU., y nuestros servicios conectan Europa con el continente americano. Por eso, sus datos pueden viajar de la UE a EE. UU., Canadá o América Latina. Por ejemplo, una empresa de acogida de México puede necesitar datos de un estudiante de una universidad de Francia.

Sin embargo, el RGPD solo permite estas transferencias con garantías adecuadas. Por eso, esta política se basa en las garantías siguientes, según el país y el socio.

• Cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
• Una decisión de adecuación, cuando la UE ha determinado que un país protege los datos de forma suficiente.
• El Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., si el destinatario estadounidense se ha adherido a él.
• Su consentimiento explícito, en casos excepcionales en los que no encaje ninguna otra garantía.

Conforme a esta política de privacidad, también comprobamos que cada socio proteja los datos con cuidado. Los datos de estudiantes enviados a una empresa de acogida en el extranjero están cubiertos por una de estas garantías. Puede solicitar una copia de las garantías que se aplican a sus datos.

En resumen, esta política de privacidad acompaña a sus datos y a sus derechos dondequiera que vayan. Los datos personales nunca se envían al extranjero sin una garantía establecida.

¿Recogemos datos de niños o de menores de edad?

Nuestros servicios, y esta política de privacidad, están dirigidos a adultos. De hecho, las personas en prácticas de nuestros programas deben tener al menos 18 años. Por tanto, no recogemos a sabiendas datos personales de menores de 18 años.

Si descubrimos que datos de un estudiante proceden de un menor, se eliminan sin demora. Además, un padre, una madre o un tutor con alguna inquietud puede escribirnos en cualquier momento. De hecho, esta política de privacidad trata ese tipo de mensajes como urgentes.

¿Cómo le informaremos cuando cambiemos esta política de privacidad?

Podemos actualizar esta política de privacidad cuando cambien nuestros servicios o las leyes de privacidad. La fecha de la parte superior siempre indica la versión vigente de esta política de privacidad. Además, si un cambio afecta de forma importante a sus derechos, le enviaremos un correo antes de que se aplique.

Las versiones anteriores se archivan, y podemos enviarle una si la solicita. Así, siempre puede comparar esta política con el texto que vio por primera vez.

¿Cómo puede contactarnos con una pregunta sobre sus datos?

NCNY Enterprises es el responsable del tratamiento de los datos personales de esta política de privacidad. Puede enviar cualquier solicitud relativa a esta política a través del formulario de nuestra página de contacto. Respondemos a cada pregunta sobre privacidad en inglés, español o francés.

Cuando se publique nuestro domicilio social, también podrá enviarnos solicitudes por escrito a esa dirección. Todavía no se ha designado un delegado de protección de datos, y un abogado o consultor indicará si lo necesitamos. Del mismo modo, designaremos un representante en la UE si el RGPD lo exige.

Para una pregunta sobre nuestros servicios, utilice nuestro formulario de solicitud de consulta. Por último, para saber quiénes somos, lea sobre nuestro equipo de movilidad del talento.