Pourquoi les visas de travail demandent-ils tant de temps aux entreprises ?

Les employeurs font appel à un accompagnement aux visas de travail pour trois raisons principales. D'abord, chaque pays compte de nombreuses catégories, chacune avec ses propres critères. Par exemple, un manager, un ingénieur et un stagiaire peuvent chacun avoir besoin d'une voie différente.

Ensuite, les formalités de visa pour le personnel sont lourdes. Diplômes, lettres d'emploi et actes d'état civil doivent souvent être traduits et légalisés par le pays qui les a délivrés. Une seule page manquante peut en outre renvoyer un dossier au point de départ.

Enfin, les échéances s'accumulent vite, car les formulaires ont des périodes de dépôt et les documents expirent. Les consulats fixent aussi leurs propres calendriers. Pendant ce temps, le salarié attend de prendre son poste et d'organiser le déménagement de sa famille.

La plupart des équipes RH ne traitent ces dossiers que quelques fois par an. Elles ont donc rarement une routine pour cela. Notre accompagnement aux visas de travail vous apporte cette routine sans grande équipe interne.

Comment préparons-nous chaque dossier pour votre personnel ?

Notre accompagnement visa de travail couvre tout le dossier, du premier examen au dépôt. Concrètement, sept tâches sont incluses pour chaque dossier.

• Analyse des besoins : nous découvrons le poste, les dates et le parcours de la personne, puis listons les voies probables.
• Liste des pièces : chaque dossier reçoit une liste de documents adaptée à la voie et au pays.
• Traductions et légalisations : nous organisons des traductions certifiées et une apostille si nécessaire.
• Suivi du calendrier : chaque échéance, renouvellement et date d'expiration figure dans un calendrier partagé.
• Préparation du rendez-vous : nous aidons le salarié à réserver et préparer son rendez-vous consulaire.
• Bases de l'installation : nous partageons des conseils sur le logement, la banque et les démarches de la première semaine.
• Dépôt : les avocats ou consultants qui travaillent avec nous signent et déposent le dossier.

Les avocats ou consultants qui travaillent avec nous disposent ainsi d'un dossier complet et bien ordonné. Cela leur fait gagner du temps et réduit le risque d'une demande de preuves supplémentaires. Au final, notre accompagnement pour les visas de travail allie une organisation rigoureuse à un jugement juridique solide.

Qui donne les conseils juridiques, et qui dépose chaque demande ?

Notre accompagnement pour les visas de travail comprend le conseil juridique et le dépôt de chaque dossier. Notre équipe prépare le dossier, et les avocats ou consultants qui travaillent avec nous le conseillent et le déposent. Les règles sur les personnes habilitées à signer sont strictes, et elles sont scrupuleusement respectées.

Aux États-Unis, ce sont des avocats ou consultants qui donnent des conseils en immigration rémunérés. L'USCIS l'explique sur sa page sur la recherche de services juridiques (s'ouvre dans un nouvel onglet). Ainsi, un avocat ou consultant en immigration qui travaille avec nous conseille votre entreprise et dépose chaque dossier américain.

Au Canada, les conseils rémunérés viennent d'un avocat ou consultant. Au Canada, les consultants sont inscrits auprès du College of Immigration and Citizenship Consultants (s'ouvre dans un nouvel onglet). De même, au Mexique et dans toute l'Amérique latine, des avocats ou consultants locaux qui travaillent avec nous gèrent les étapes juridiques.

Votre plan désigne les avocats ou consultants de chaque dossier avant le début de l'accompagnement. Vous pouvez lire comment cela fonctionne dans nos conditions sur le conseil juridique et le dépôt.

Quelles voies de visa sont courantes dans chaque pays desservi ?

Les informations ci-dessous donnent une vue générale de chaque voie. La bonne voie dépend toujours de la personne, du poste et des dates. Ce choix est fait par un avocat ou un consultant en immigration pour chaque dossier.

Quels types de visas américains reviennent le plus souvent ?

Les employeurs américains demandent souvent le H-1B pour les postes spécialisés et le L-1 pour les mutations au sein d'un même groupe. L'O-1 est aussi utilisé pour les personnes aux capacités extraordinaires. Pour les citoyens du Canada et du Mexique, le statut TN peut convenir à certaines professions.

Par ailleurs, le visa J-1 couvre les stagiaires (interns et trainees) via des sponsors désignés. Chacune de ces catégories a ses propres critères et ses propres formulaires. C'est donc l'avocat ou consultant qui décide laquelle convient avant tout dépôt.

Pourquoi vérifier un ancien stagiaire J-1 avant de l'embaucher ?

Certaines entreprises accueillent des stagiaires J-1 (interns ou trainees) et veulent ensuite les recruter. Avant de parrainer un ancien stagiaire J-1 pour un H-1B ou un L-1, vérifiez si la 212(e) s'applique. Si c'est le cas, la règle de résidence de deux ans dans le pays d'origine doit d'abord être respectée ou levée. Des avocats ou consultants en immigration qui travaillent avec nous conseillent sur les dérogations, que les administrations accordent au cas par cas.

Tant que la règle s'applique, la personne ne peut pas non plus changer de statut depuis le J-1 aux États-Unis. Un visa E-2 ou O-1 peut rester possible, mais uniquement via un consulat américain à l'étranger. Même ainsi, les deux ans dans le pays d'origine restent exigés avant un futur H-1B, L-1 ou une carte verte. Une embauche qui semblait simple peut donc prendre bien plus de temps que prévu.

Le USCIS Policy Manual sur la règle de résidence J-1 (s'ouvre dans un nouvel onglet) explique l'obstacle au changement de statut. C'est pourquoi notre accompagnement pour les visas de travail aligne dès le départ le J-1 sur le futur projet de visa. Lorsqu'une entreprise accueille des stagiaires qu'elle pourrait embaucher plus tard, nous soulevons la question avant l'émission du DS-2019. Nous posons des questions sur le financement, la liste des compétences et le projet d'embauche, puis partageons les faits avec le sponsor.

En outre, un avocat ou consultant en immigration examine chaque étape ultérieure, et nous ajoutons cette vérification à la liste des pièces. Un accompagnement précoce pour le visa de travail peut faire gagner des mois au moment du recrutement.

Quelles voies le personnel utilise-t-il pour travailler au Canada ?

La plupart des travailleurs étrangers au Canada ont besoin d'un permis de travail lié à un employeur. Certains de ces permis exigent une étude d'impact sur le marché du travail, d'autres en sont dispensés en vertu d'accords commerciaux ou d'échange. Pour les jeunes des pays partenaires, Expérience internationale Canada peut aussi s'appliquer.

Un avocat ou consultant canadien qui travaille avec nous confirme la voie. Pendant ce temps, nous préparons les lettres de l'employeur et la liste des pièces requises par cette voie.

Que faut-il pour qu'une nouvelle recrue s'installe au Mexique ?

Le Mexique accorde généralement une résidence temporaire avec autorisation de travail, et ce permis est délivré par étapes. La procédure commence souvent dans un consulat mexicain à l'étranger et se termine auprès de l'office d'immigration au Mexique. Un avocat ou consultant local confirme chaque étape, et nous ajoutons les documents à la liste des pièces.

Et si la mobilité concerne un autre pays d'Amérique latine ?

Chaque pays d'Amérique latine fixe ses propres règles : l'accompagnement pour les visas de travail doit donc s'adapter. Certains délivrent d'abord un visa au consulat, d'autres traitent le permis après l'arrivée. C'est pourquoi nous travaillons, pour chaque dossier, avec des avocats ou consultants locaux dans le pays de destination.

Comment tenons-nous vos documents et vos dates en ordre ?

Chaque dossier commence par une liste des pièces conçue pour la voie choisie. La liste nomme chaque document, qui le fournit et s'il nécessite une traduction ou une apostille. Chaque élément reçoit aussi une date limite calculée à rebours depuis la période de dépôt.

Ensuite, les documents sont rangés dans un dossier partagé avec des noms clairs. Puis nous vérifions chacun d'eux par rapport à la liste avant de le transmettre à l'avocat ou consultant. Par exemple, nous recherchons les pages manquantes, les noms erronés et les passeports expirés.

Avant le rendez-vous consulaire, notre équipe d'accompagnement aux visas organise un court appel de préparation avec le salarié. Nous passons en revue les documents à apporter, les questions possibles et la logistique de la journée. Ensuite, le calendrier est mis à jour avec les nouvelles dates fixées après le rendez-vous consulaire.

Comment les équipes RH peuvent-elles anticiper la prochaine mobilité ?

Un bon accompagnement pour les visas de travail commence bien avant que des avocats ou consultants ne déposent le dossier. Dans beaucoup d'entreprises, le premier signe d'une mobilité est un responsable qui annonce qu'une personne doit commencer à l'étranger le mois suivant. À ce stade, les options sont souvent limitées.

Nous proposons plutôt un court appel de planification chaque trimestre. Lors de cet appel, nous passons en revue les mobilités que vos équipes prévoient pour l'année à venir. Chaque mobilité est ensuite placée dans un calendrier avec les étapes qu'elle exigera probablement.

Cette approche aide de trois façons. D'abord, chaque liste de pièces peut être commencée tôt, pour que les diplômes et les relevés arrivent à temps. Ensuite, les avocats ou consultants peuvent étudier les options avant que l'échéance ne soit proche. Enfin, le salarié a le temps de prévoir son rendez-vous consulaire et le déménagement de sa famille.

Anticiper aide aussi pour les budgets. Comme chaque étape est connue tôt, la finance peut prévoir le coût des traductions, des frais et des déplacements. Au final, l'accompagnement aux visas de travail transforme l'urgence en une routine que les RH peuvent gérer chaque année.

À quoi pourrait ressembler un dossier type de notre côté ?

Exemple de scénario : une entreprise de Monterrey veut envoyer un chef de projet dans son bureau d'Austin. D'abord, nous examinons le poste et le parcours de la personne lors d'un appel. Ensuite, l'avocat ou consultant en immigration américain choisi par l'entreprise étudie les options.

Une fois que l'avocat ou consultant a choisi une voie, nous établissons la liste des pièces et commandons les traductions. Puis l'avocat ou consultant prépare et dépose le dossier. Pendant ce temps, nous suivons chaque date et tenons le chef de projet informé.

Lorsque le dossier arrive au rendez-vous consulaire, nous organisons un appel de préparation avec le chef de projet. Enfin, nous partageons des conseils d'installation pour les premières semaines au Texas. Cet exemple n'est pas l'histoire d'un client, et les résultats réels dépendent toujours des autorités.

Pourquoi les employeurs font-ils appel à un partenaire américain ?

NCNY Enterprises est une entreprise américaine dont l'équipe parle anglais, espagnol et français. Nous pouvons donc parler à un recruteur à Toronto et à un avocat ou consultant à Miami le même jour.

Nous connaissons aussi les autres aspects d'une mobilité, au-delà de l'accompagnement aux visas de travail. Par exemple, une recrue peut commencer comme salariée nearshore puis partir aux États-Unis. Dans ce cas, notre équipe paie nearshore pour l'Amérique latine travaille sur le même dossier. De même, des stagiaires venus d'Europe peuvent suivre nos voies de stage J-1.

Enfin, les autorités prennent la décision finale, et nous préparons chaque dossier pour lui donner la base la plus solide possible. Notre accompagnement visa de travail apporte ordre, rapidité et clarté jusqu'au rendez-vous consulaire.

Qu'est-ce qui est inclus pour chaque dossier de visa ?

• Une analyse des besoins pour chaque salarié et chaque poste.
• Une liste des pièces conçue pour la voie choisie.
• La coordination des traductions certifiées et des apostilles.
• Un calendrier partagé avec chaque échéance et date d'expiration.
• Dépôt de chaque dossier par les avocats ou consultants qui travaillent avec nous.
• Un appel de préparation avant chaque rendez-vous consulaire, dans la bonne langue.
• Des conseils d'installation pour les premières semaines.
• Un seul interlocuteur aux États-Unis qui répond en anglais, en espagnol ou en français.